Nyckeln till framgång.....

“The key is to keep company only with people who uplift you, whose presence calls forth your best.”

Trist möte? Släpp det och gå vidare. Tiden är för knapp för att bry sig. Det finns massor av bra människor och möten som runt hörnet.

Claes Tarras Ericsson

Inlagg-A-B2-1200x700

Skrollan, Ruskprick och Knorrhane

bg-11

Vi har varit i mängder med projekt i olika utvecklingsfaser där samtal, diskussioner, förberedelser, planer, genomförande och uppföljnings sammanhang där bristande kommunikation och styrning skapat ineffektivitet. I bland som följd att gruppen hamnat i otakt eller att konflikter uppstått. Projektmognad är allt. Det gäller även familjer och vänner.

Som ungdomarna sa när de seglade över Ålands hav i en Olsson 22 med en fransk flagga i aktern. “Halloj pirater!”

Claes Tarras Ericsson

Vi är alla professionella, det är bara när vi ska jobba tillsammans som det inte fungerar.

Tillhörighetsfas är det första stadiet i en nybildad grupps utveckling. Nya relationer skall etableras och vi skall göra oss hemmastadda i en ny situation i en ny miljö. Vill och får jag tillhöra den här gruppen?

Rollsökningsfas. Ledarskap, organisation och målsättning synas och ifrågasätts. Varför är vi här? Vilken är min roll i gruppen? Vad kan jag få ut av gruppen och vad kan jag bidra med? Vill jag lägga min energi på det här projektet?

Samhörighetsfas 
Nu fungerar gruppen och medlemmarna kan ägna energi åt gemensamma mål. Trygghet och tillit infinner sig. Gruppen – och deltagarna – har mognat och har uppnått en god samspelsförmåga. Gruppens medlemmar förstår att de är ömsesidigt beroende av varandra. Gruppen löser uppgifter och problem allteftersom. Gruppen är flexibel i roller, ledarskap, struktur och organisering. Resultatet är viktigare än fastlåsta principer. Det är det här som brukar kallas laganda

Claes Tarras Ericsson

FIRO beskriver en grupps utveckling från bildande till en väl fungerande enhet.

En modell inom grupputveckling som har fått stort genomslag är FIRO.
En teori om grundläggande mellanmänskliga relationer skapad av den amerikanske psykologen Will Schutz.

shutterstock_637095742

Sluta famla - ta ett beslut

  • Exempel på beslutspunkter 
  • Starta förstudie 
  • Starta projektplanering 
  • Starta projektgenomförandet 
  • Stäm av projektet 
  • Mål uppfyllt
  • Lämna över resultat

Claes Tarras Ericsson

Kan man anpassa ledarskap?

  • Situationsanpassat ledarskap handlar om medvetenhet, självinsikt och flexibilitet.
  • Situationsanpassat ledarskap innebär att man anpassar kommunikation och handlingar utifrån en förståelse av gruppens och mottagerns behov, kompetens och uppfattning. 
  • Genom att att vara flexibel i sin kommunikation kan man bemöta människor på ett bättre sätt.
  • Vi menar att det allra viktigaste är att uppnå förtroende och tillit över tid.
  • Flexibiltet i ledarskapsstil ska  resultera i bättre arbetsresultat, nöjdare medarbetare och bättre personalhälsa. 
  • liksom alla andra ledarskapsteorier, nackdelar och har stött på en del kritik.
  • Kritiken påekar att teorin enbart behandlar ledarens agerande. Medarbetarens agerande och relationen dem emellan är inte i fokus.
  • Ledarskap handlar om mycket mer än en fyrfältarmatris. Fundera gärna över den ytterligare förenklade matrisen gällande parametrarna nedan. Hur skulle du agera?
 

Claes Tarras Ericsson

Ett bolags viktigaste tillgång syns inte i balansräkningen

  • Det är en kritiskt faktor att granska personal som tillgång och resurs. Således påverkar de anställdas bidrag värdet av bolaget i positiv eller negativ riktning.Trots detta har ledarskap och mellanmänskligt beteende mer att önska.
    En inventering kan med fördel användas förebyggande inför en trade sale, carve-out, förvärv, fusion, nedskärning eller fission.
    En inventering kan minimera kostnader och produktivitetsproblem som uppstår genom organisatorisk förändring.

Claes Tarras Ericsson

Men även en stor kostnad...

  • Det är ett faktum att personalkostnader åskådliggörs dåligt i balans- och resultaträkningen.
    I alla företag är hushållning av mänskliga resurser central.
    Trots detta iordningställs sällan beslutsunderlag i form av kalkyler vid exempelvis rekrytering, utbildning, allokering, avveckling eller vid investeringar i arbetsmiljö.

Claes Tarras Ericsson

Riskutvärdering

Gör rätt från början...

  • Det är resursbesparande att undvika och förebygga och misstag än att åtgärda fel.
  • Således är riskhantering och förebyggande kvalitetsarbete befogat och helt nödvändigt.
  • riskhantering består av
  • riskidentifiering av potentiella möjliga riskhändelser
  • riskvärdering
  • riskåtgärdsplanering
  • och riskbemötande

Claes Tarras Ericsson

Riskaversion tar dig inte över gatan...

  • bristande ledning
  • teknisk risk
  • planering, organisationskultur, projektmognad
  • otydliga roller och ansvarsområden
  • kompetensbrist, resursbrist, tid och finansiering
  • resurskonflikter och andra interna eller externa konflikter 
  • brist på prioriteringar
  • externa risker, lagar regler, ägarbyte, internationella 

Claes Tarras Ericsson

Riskvärdering...

  • utvärdering av sannolikheten av att en riskhändelse skall inträffa
  • vilka konsekvenser en riskhändelse skulle få för projektet
  • en metod för att beräkna riskvärde är att multiplicera sannolikhet av att något skall inträffa med bedömd konsekvens
  • projektägaren har alltid det slutliga ansvaret baserat på resultatet

Claes Tarras Ericsson

Strategi för riskåtgärder...

Håll dig borta från allting...

  • undvik risk – ändringar i planering
  • minska risker, åtgärder som minskar riskens sannolikhet/konsekvens
  • förflytta risk till tredje part, exempelvis försäkringsbolag
  • acceptera risk

Claes Tarras Ericsson

Riskåtgärdsplanering...

  • upprätta en handlingsplan och strategier för att förebygga och och minimera konsekvensen av att en riskhändelse inträffar
  • skapa en beredskapsreserv
  • tänk på att åtgärder kostar pengar
  • se till att det finns en marginal budgeten för detta

Claes Tarras Ericsson

Räkna på risk...

  • en komplettering av miniriskmetoden där man brutit ner konsekvensen på tre olika parametrar
  • Q = kvalitet 
  • T = kalendertid
  • R = Resurs 
  • fördelen med maxiriskmetoden är att den ger en bra bild över vilka delar av projektet som har högst risknivå

Claes Tarras Ericsson

Gör ditt möte mer effektivt...

Har du erfarenhet av långa och ibland helt onödiga möten? Kanske till och med ett möte som varit helt irrelevant för dig? Hur ska man hantera det? Min övertygelse är att det är ledarfråga som ska tas på största allvar. 

Felplanerade möten kostar tid och pengar och skapar frustration. I spalten till vänster finns information om mötesmetodik men det är lika viktigt att vara tydlig med vilken typ av möte som avses. 

 

Claes Tarras Ericsson

Så här kan du göra...

  • Kalla till mötet i god tid
  • Bifoga relevant information
  • Ha ett tydligt syfte med mötet
  • Håll ner antal punkter om möjligt,  för att undvika överinformation
  • Sätt tydliga tidsramar för mötet, start, genomförande, avslut
  • Är relevanta deltagare kallade och närvarande på mötet?
  • Är det några deltagare som inte ska/behöver vara närvarande?
  • Tydlig rollfördelning på mötet
  • Ta anteckningar om vad beslutades/informerades/diskuterades på mötet
  • Summera alla beslut
  • Nästa steg/möte
  • Vem gör vad när?
  • Uppnåddes syftet med mötet?
  • Hölls tidsramarna?
  • Var alla delaktiga och bidrog?
  • Vad det något som inte fungerade?
  • Vad kan göras bättre nästa gång?

Claes Tarras Ericsson

Övergripande ledningsansvar

  • Starta, följa upp och avsluta projektet
  • Säkerställa att projektet är i linje med verksamhetsmålen
  • Tilldela resurser
  • Övervaka och hantera organisationens affärsmöjligheter och risker
  • Ställa krav på projektledaren

Projektledarens ansvar

  • Ansvara för att projektmålet uppnås
  • Leda projektgruppen
  • Delegera arbetsuppgifter
  • Följa upp delegerade arbetsuppgifter
  • Hantera möjligheter och risk inom projektet
  • Rapportering

Projektgruppens ansvar

  • Utföra och genomföra tilldelade delegerade arbetsuppgifter
  • Säkerställa kvalitet
  • Följa rutiner, överenskommelser
  • Föreslå lösningar och förbättringar
  • Kvalitetssäkra
  • Rapportera

Projektets faser

Många äro de små projekten som behöver påminnas om detta!

  • Förstudie
  • Planering  -plan för genomförande
  • Genomförande
  • Avslut utvärdering, rapportering och avveckling
  • Effekthemtagning och avstämning mot effektmålet

Claes Tarras Ericsson

Projektledning

  • Alla projekt kan ses som verktyg för att leverera tydliga verksamhets-och affärsmål
  • Projekt är en arbetsform med starkt resultatfokus
  • Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat
  • Projekt skall ha tydliga mål, tydliga beställare, tillgång till resurser och stöd av organisationen
  • Projekt skall ha en tydlig start och ett tydlig slut
  • För att lyckas med projekt krävs mer än bara en kompetent projektledare
  • Projektledning är ett lagspel
 
 

Claes Tarras Ericsson

Typer av möten och mötespunkter

Att vara tydlig med vilken typ av möte och mötespunkt som skall avhandlas underlättar för alla deltagare

  1. Informationsmöte / Informationspunkt
  2. Diskussionsmöte / Diskussionspunkt
  3. Avstämningsmöten / Avstämningspunkt
  4. Arbetsmöten/ Dokumentera
  5. Förhandlingsmöte/ Förhandlingspunkt
  6. Brainstormningsmöte / Brainstormningspunkt
  7. Beslutsmöte / Beslutspunkt


Claes Tarras Ericsson

Arbetsmöten

  • Syftet är att nå ett resultat under själva mötestiden.
  • Exempel på arbetsmöten kan vara problemanalys, kartläggning av nuläge eller framtida planer.
  • Tydliggöra vad som skall åstadkommas under mötet.
  • Skapa delaktighet för att nå resultat, en tydlig rollfördelning underlättar.
  • Skapa utrymme för kreativitet.
  • Låt alla komma till tals utan att kritisera

Storm på mötet

  • Syfte att skapa kreativa förslag och lösningar för ett specifikt ändamål
  • Sätt ramar för vad som ska brainstormas kring
  • Kritisera inte
  • Använd exempelvis post it lappar
  • Utvärdera
  • Rangordna
  • Dokumentera

Informationsmöten

  • Syftet är att förmedla information
  • Ge tid till reflektion och frågor
  • Håll nere antalet punkter till några få
  • Leverera ett tydligt budskap anpassat till mottagaren
  • Komplettera muntlig information med skriftlig

Beslutsmöten

Claes Tarras Ericsson

  • Informera i förväg
  • Berätta vad som ska beslutas och hur det kommer att gå till
  • Stäm av att alla godkänner beslutsprocessen
  • Skriv upp vad som blev beslutat

Stäm av -avstämningsmöten

  • Följ upp nuläge och ta snabba beslut om det fortsatta arbetet
  • Fokusera på lägesrapporter inte diskussion
  • Exempelvis grönt=går enligt plan, gult=osäkert, rött=kommer inte vara klart enligt plan
  • Parkera sidodiskussioner 

Kommentarer överflödiga

“The key is to keep company only with people who uplift you, whose presence calls forth your best.”

Claes Tarras Ericsson